Descrizione dell’iniziativa di spending review
L’iniziativa di revisione della spesa avviata dal Comune di Cotronei ha previsto e prevede:
- la razionalizzazione dei servizi al fine di garantire standard qualitativi ottimali con costi minori;
- l’attivazione di maggiori entrate con recupero dell’evasione fiscale;
- la riorganizzazione e razionalizzazione dei processi organizzativi ed informatici, cercando di snellire e velocizzare il rapporto con gli utenti finali;
- la riduzione delle indennità e delle spese di missioni, convegni, rimborsi ecc.;
- la partecipazione attiva dei cittadini con conferenze e consultazione pubblica on line.
Obiettivi
L’obiettivo principale e’ quello di ottenere maggiori servizi ad alto livello qualitativo riducendo i costi attuali, diminuendo l’evasione con controlli incrociati tra i diversi archivi anagrafici-tributari-cciaa-catasto, riorganizzando i processi per snellire la burocrazia e utilizzando sistemi informatici con graduale sostituzione degli archivi cartacei.
Azioni
Le azioni intraprese sono state:
- avvio della collaborazione tra i Servizi Finanziario, Tributi ed Informatico con scambio di informazioni e piani di azione sinergici;
- analisi dei diversi servizi anche attraverso indagini di mercato;
- analisi ed incrocio dei diversi archivi delle entrate comunali;
- riorganizzazione di diversi processi, implementando nuove soluzioni informatiche.
Risultati
A seguito dell’attività svolta, i risultati si sono concretizzati in:
- maggiori entrate;
- riduzioni dei costi di gestione;
- riorganizzazione e informatizzazione degli archivi cartacei con snellimento nella ricerca e nella gestione delle pratiche;
- coinvolgimento dei cittadini con conferenze mirate (es. bilancio partecipato, indagini di soddisfazione, indagini sulla spending review);
- massima trasparenza sul sito istituzionale;
- messa a disposizione di modulistica on line facilmente reperibile;
- ottimizzazione dei software gestionali in dotazione;
- riorganizzazione del protocollo informatico con possibilità di ogni funzionario di protocollare ed inviare automaticamente via pec la posta di propria competenza con notevole riduzione di spese postali.
Riduzione dei costi
La pratica della spending review, oltre a prevedere la riduzione dei costi e l’aumento delle entrate per l’Ente, ha riguardato anche la semplificazione dei processi che, in particolare, si è concretizzata sia nell’abbandono degli archivi cartacei, sia nella semplificazione della ricerca degli atti e soprattutto nella razionalizzazione dei servizi.
La riduzione dei costi di gestione ha riguardato:
1. il noleggio di fotocopiatori, la centralizzazione delle stampe e il monitoraggio dei consumi attraverso un identificativo eliminando le stampanti da ogni postazione;
2. la riduzione del 50% dei costi telefonici sia della telefonia fissa che mobile e delle linee adsl con l’aumento dei servizi offerti all’utenza;
3. la riduzione delle indennità degli amministratori del 50% con il loro consenso;
4. nessun rimborso di missioni dei dipendenti e degli organi amministrativi;
5. la riorganizzazione dei processi informatici ed amministrativi;
6. la partecipazione dei cittadini con iniziative quali il bilancio partecipato (in sede assembleare) e la consultazione pubblica (sul sito istituzionale dell’Ente e sui social network), volte alla trasparenza e alla conoscenza delle problematiche di gestione;
7. l’ incremento delle entrate con notevole recupero dell’evasione fiscale attraverso l’incrocio di diverse banche dati;
8. la riduzione dei costi attraverso ricerche di mercato;
9. la riduzione di acquisto di mobili ed arredi;
10. la riduzione costi adsl per scuole e uffici periferici attraverso l’utilizzo del sistema wireless;
11. la riduzione delle linee telefoniche con la scelta di un pacchetto all-inclusive, per tutte le sedi comunali centrali, periferiche e delle scuole;
12. l’installazione di pannelli fotovoltaici;
13. le manutenzioni ordinarie e straordinarie in economia prediligendo il personale interno all’Ente;
14. le transazioni per i debiti pregressi con notevole risparmio di risorse;
15. l’eliminazione del cartaceo per l’ufficio anagrafico;
16. la riduzione delle spese postali e del cartaceo con l’utilizzo della posta elettronica certificata con l’automatizzazione del protocollo informatico.
Ideazione
L’iniziativa è stata assunta dai Responsabili dei Servizi Finanziario, Tributario ed Informatico.
Punti di forza
I principali punti di forza sono da individuarsi in:
- elevata collaborazione tra uffici;
- forte motivazione del personale;
- consapevolezza e volontà di garantire gli stessi servizi nonostante la drastica riduzione delle risorse statali;
- necessità di reperire risorse nuove, riducendo gli sprechi e razionalizzando i servizi.
Criticità
Durante la fase di realizzazione e riorganizzazione dei servizi, il nodo critico più complesso affrontato è legato al cambiamento della forma mentis degli amministratori, degli uffici e dei cittadini. È stato, quindi, dato ampio spazio alle attività di comunicazione istituzionale, attraverso il sito internet comunale, i social network, conferenze, incontri mirati volti ad illustrare gli obiettivi del percorso di revisione della spesa e i motivi delle scelte attuate per garantire servizi migliori razionalizzando la spesa ed utilizzando esclusivamenete personale interno.
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