Osservatorio Spending Review - La gestione informatizzata del parco automezzi dell'AUSL di Parma

Descrizione dell’iniziativa di spending review
Nel 2013, l’AUSL di Parma ha avviato il Progetto “Gestione informatizzata del parco automezzi” utilizzando modalità innovative (ai sensi anche della lettera “f” del comma 1 dell’articolo 3 del D. P. C. M. emanato il 03.08.11, ai sensi del D. L. n. 98/11, che prevede “l’adozione di sistemi telematici”). Il progetto ha come obiettivi la razionalizzazione e la trasparenza dell’utilizzo delle autovetture di servizio e di rappresentanza di proprietà dell'Azienda, nonché di contenimento dei costi e miglioramento complessivo del servizio.
Obiettivi
Il progetto si propone di:
- razionalizzare le procedure di assegnazione degli automezzi ai diversi Distretti/Servizi, incrociando i dati fra modalità di utilizzo specifico degli stessi e caratteristiche di utilizzo richieste dalle strutture di competenza;
- consentire la rotazione del parco automezzi in base alle diverse caratteristiche dei beni;
- informatizzazione dei dati di utilizzo degli automezzi con possibilità di controllo incrociato sia con i dati di consumo dei carburanti, che con quelli di manutenzione ed adempimenti amministrativi (pagamento bolli, assicurazioni, ecc.);
- migliorare le condizioni di premio, passando in occasione della prossima procedura di collocazione, da una polizza tradizionale ad una polizza chilometrica, che garantisce senz’altro risparmi nel calcolo dei premi, dato che lo stesso verrebbe calcolato in base alle effettive condizioni di rischio, conseguente all’effettivo utilizzo degli automezzi (determinato in modo oggettivo e riscontrabile) e non in base a condizioni medie e generali di utilizzo degli automezzi da parte della popolazione;
- migliorare la sicurezza dei dipendenti in occasione dell’utilizzo degli automezzi, sia con riferimento alle procedure da attuare in caso di eventuali incidenti (operazioni di soccorso);
- rilevare, in caso di contestazioni da parte di terzi, se il mezzo è risultato in sosta non autorizzata, se è entrato in zone a traffico limitato o se ha rispettato le norme del Codice della Strada (in questo caso si può anche certificare eventuali condizioni a proprio favore contro le contestazioni degli organi accertatori o contro le eventuali indicazioni dei controinteressati).
Azioni
Sono state intraprese le seguenti azioni realizzative:
- elaborazione del progetto  - dal 01/01/2011 al 31/03/2011;
- presentazione del progetto alla componente sindacale con discussione, secondo quanto previsto dall’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori in tema di uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori. Si è presa in considerazione anche l'eventualità di inserire nella sperimentazione alcune autovetture private per le fasi di utilizzo per servizio, su base assolutamente volontaria) - dal 01/04/2011 al 31/12/2011;
- definizione degli elementi operativi del progetto con tutti i partner: società assicurativa, broker e impresa di gestione dei dati. In considerazione della proposta della compagnia assicurativa, si è ipotizzato di attivare un progetto sperimentale fino alla data di termine del contratto assicurativo prevista per il 30/06/2016. La prossima gara per l’assegnazione della polizza RCA, potrà prevedere l’affidamento del servizio assicurativo includendo nel premio anche le prestazioni sperimentate, con pagamento della polizza su base su base chilometrica, e l'eventuale estensione del servizio ad AVEN (Associazione volontaria dell’Area Vasta Emilia Nord  che comprende le 7 Aziende Sanitarie presenti sul territorio delle Province di Piacenza, Parma, Reggio Emilia e Modena)  - dal 01/01/2012 al 20/05/2012;
- avvio del progetto sperimentale - dal 01/01/2013.
Risultati
Il progetto è in fase di realizzazione e si sta definendo la reportistica che permetterà di analizzare in modo completo i dati provenienti dalle seguenti diverse banche dati:
- rifornimento carburanti (dati provenienti da files informatici a seguito di utilizzo di cards);
- oneri di manutenzione (dati inseriti direttamente nel sistema gestionale da parte della ditta aggiudicataria del contratto di manutenzione automezzi a seguito di apposita procedura aperta).
Inoltre, sarà possibile verificare casi di sottoutilizzo degli automezzi, razionalizzando le autorizzazioni e le assegnazioni degli stessi.
Riduzione dei costi
I minori costi inizieranno ad aversi nel corso dei prossimi anni (il progetto si caratterizza per una programmazione pluriennale per quanto riguarda i risultati attesi). In particolare nel corso del 2015, a seguito della fase di analisi dei dati registrati nei primi 2 anni di utilizzo, si dovrebbe razionalizzare il processo di assegnazione degli automezzi ai diversi servizi, con possibile decremento del numero complessivo degli automezzi a parità di servizi erogati sul territorio (la nostra Azienda si caratterizza per un’elevata attenzione all’erogazione di prestazioni sul territorio, cercando di razionalizzare la spesa sanitaria complessiva), mentre dal 01/07/2016 si dovrebbe registrare una diminuzione dei costi dei premi assicurativi connessi alla RC auto per il passaggio della polizza a conteggio chilometrico.
Ideazione
L’idea progettuale è partita dalla Direzione Amministrativa e dal Servizio Logistica, gestione e monitoraggio dei servizi esternalizzati.
Gruppo di lavoro
Per la realizzazione del progetto è stato costituito un gruppo di lavoro interprofessionale con diverse competenze, tecniche, amministrative e gestionali con riferimento anche ai processi di logistica. Si riporta di seguito la composizione:
- n. 1 Dirigente - Direttore del servizio Logistica e Gestione e Monitoraggio dei servizi esternalizzati;
- n. 2 Personale amministrativo;
- n. 1 Personale tecnico esperto in gestione degli automezzi;
- n. 1 Personale Tecnico esperto in informatica.
Punti di forza
Il progetto è caratterizzato dallo sviluppo di elementi informatici innovativi per la PA, ma diffusi già da tempo in aziende private di trasporto e di noleggio autoveicoli, che si intersecano con aspetti organizzativi, sia in termini di gestione amministrativa che logistica.
Si riportano di seguito i principali servizi garantiti dallo svolgimento del progetto in oggetto:
- crash management e dispatching
Il sistema fornisce un’analisi dei crash dettagliata, grazie ai dati rilevati a bordo del veicolo e ad un algoritmo consolidato. Per ogni crash viene prodotto un dossier contenente la validazione dell’evento, la ricostruzione della dinamica e la valutazione approssimativa del danno. Il servizio prevede che gli allarmi generati dal dispositivo satellitare, a seguito di un evento di crash, vengano inoltrati in modo strutturato (dispatching dell’allarme crash) alle sale operative di assistenza stradale indicate in sede contrattuale, attraverso le infrastrutture ICT. Ciò consente alla sala operativa di disporre in real time di informazioni quali: geolocalizzazione dell’evento, direzione del veicolo, velocità, entità dell’impatto, accelerazione/decelerazione, consentendo alla stessa l’opportuna gestione dell’evento (assistenza medica e/o meccanica se necessaria).
- raccolta ed elaborazione dati (profiling e statistiche)
Questo servizio comprende l’acquisizione di tutti gli eventi relativi l’uso di un veicolo, registrati dal dispositivo satellitare installato a bordo del veicolo ed inviati al centro servizi, con lo scopo di rilevare ed elaborare gli indicatori più influenti e significativi sul comportamento di guida.
- servizio fleet management basic
E’ presente una piattaforma di servizi in grado di monitorare gli indicatori più importanti per il controllo e la gestione della flotta. Attraverso un accesso web dedicato e personalizzato, il fleet manager può consultare e visualizzare informazioni come: dati storici delle percorrenze di ciascun veicolo con diversi criteri di ricerca per percorso, per flotta, per veicolo e per intervallo di tempo. Le percorrenze sono visualizzate nelle mappe con possibilità di identificare la prima e l’ultima posizione del veicolo, visualizzandone la targa e la data di ricezione della posizione; è, inoltre, possibile rappresentare graficamente il percorso effettuato dal veicolo attraverso il collegamento di tutte le posizioni ricevute. Ogni percorso è consultabile nella sua completezza di informazioni con l’individuazione di accensione e spegnimento quadro, del percorso effettuato e del relativo indirizzo.  Per ogni percorso si può accedere alle singole posizioni con l’informazione di latitudine, longitudine, ora, data e indirizzo.
- ID driver - identificazione conducente con chiavi elettroniche
Il sistema permette di autorizzare l’utilizzo dei molteplici veicoli di una flotta e identificare attraverso un codice ID i conducenti che ne hanno fatto uso. Per identificare il conducente sono rilasciate al cliente una famiglia di chiavi elettroniche che è usata su qualsiasi veicolo dotato di una presa (ricettacolo) per driver ID. Ogni chiave elettronica è registrata e associata alla flotta.
- servizio contact center
Il servizio erogato da operatori specializzati è attivo dal lunedì - venerdì dalle ore 9:00 - 13:00 e dalle ore 14:30 - 18:30, sabato: dalle ore 9:00 alle 12:30.
- area web dedicata
Sarà predisposta un’area web personalizzata per ogni servizio proposto e verranno fornite le opportune credenziali per consentire l’utilizzo via internet dei servizi offerti.
Va sottolineato che i vantaggi della gestione informatizzata del parco automezzi non potrebbero essere conseguiti senza la partecipazione al gruppo di lavoro di diverse professionalità, situazione che permette di affrontare i diversi aspetti progettuali con un’ottica multidisciplinare.
Infine, l’utilizzo di sistemi informatici consente di concentrare l’analisi solo sulle disfunzioni maggiori registrate, permettendo pertanto di conseguire maggiori risultati con sforzi minori.
Criticità
Le maggiori criticità sono dovute alla necessità di aver dovuto operare a fronte di contratti assicurativi già stipulati. L’obiettivo è, comunque, quello di conseguire esperienza nel settore per riuscire ad elaborare un buon progetto complessivo di gestione in occasione della prossima procedura di collocamento della polizza assicurativa. In tale fase si prevede di integrare il sistema informatico di gestione degli automezzi con il modulo integrato di prenotazione degli stessi da parte dei diversi operatori aziendali.